TSM - Ihr Weg zum Erfolg
Eine Kurzbeschreibung des Systems Total Success Mangement

1.1 Erfolg und Zielorientierung

1.2 Moderne Produktionsmethoden und Total Success Management

Um diese Veränderungen im Unternehmen schnell und zielorientiert zu erreichen wurde das Verfahren Total Success Management entwickelt.

Was ist TSM?

Total Sucess Management (TSM) ist kurz formuliert die Ausrichtung aller Aktivitäten und Resourcen in einem Unternehmen auf seinen Erfolg. Umfassender kann TSM definiert werden als eine integrierte, das gesamte Unternehmen mit allen Mitarbeitern und Aktivitäten, sowie die Unternehmensumwelt einbeziehende Führungsstrategie, um aus den Kundenanforderungen abgeleitete Zielsetzungen vorzugeben und zu erfüllen, die von allen Mitarbeitern im Unternehmen verstanden und in in ihr tägliches Handeln übernommen werden, um letztendlich durch das Erreichen dieser Zielsetzungen den Unternehmenserfolg langfristig sicherzustellen.

Dies beinhaltet neben der konsequenten und kontinuierlichen Verbesserung der Produkte und Prozesse insbesondere auch die Integration dieses unternehmensumfassenden Erfolgsbegriffs in die Unternehmenskultur und Unternehmenspolitik.

Total Success Management besteht aus den Teilen Potentialmangement mit Potentialcheck und Potentialausschöpfung sowie dem Zielmanagement mit Zieldefinition (Zielvereinbarung, Zielverankerung, und Zielanreizsystem) und Zielverfolgung.

Das Potentialmangement stellt sicher, daß Defizite bei der Identifizierung der Mitarbeiter mit Ihrer Tätigkeit erkannt und die strukturellen Voraussetzungen für eine Verbesserung geschaffen werden. Diese Verbesserungen sind unter anderem eine Voraussetzung für die Zielorientierung der Mitarbeiter.

Mit dem Verfahren der Zielvereinbarung und Zielverankerung werden akzeptable Ziele definiert und unerreichbare Ziele schnell und sicher erkannt. Das Zielanreizsystem motiviert alle Mitarbeiter, ihren Teil in Zusammenarbeit mit den anderen Mitarbeitern zur Zielerreichung beizutragen. Die Zielverfolgung zeigt ihnen den Erfolg ihrer Aktivitäten.

Mit Total Success Management wird sichergestellt, daß sich die Mitarbeiter aktiv für das Unternehmen einsetzen und durch die Erfolge ihrer Tätigkeit motiviert werden, sich so mit der eigenen Arbeit zu identifizieren und zielorientiert den Unternehmenserfolg voranzutreiben.

Um festzustellen, welche Potentiale im Unternehmen zusätzlich freigesetzt werden können, ist es zunächst erforderlich, die aktuelle Situation des Unternehmens in einem Potentialcheck zu erfassen und bezüglich möglicher Verbesserungspotentiale zu untersuchen. Basis dieser Untersuchung muß ein übergeordnetes Verständnis der Zusammenhänge im Unternehmen und des Ursachen/Wirkungsverhaltens der einzelnen Prozesse, Sachverhalte und sonstiger Gegebenheiten im Unternehmen sein. Deshalb werden auf der Basis des EFQM-Models Potentialfaktoren aus den Bereichen Führung, Mitarbeiterorientierung, Politik und Strategie, Ressourcen sowie Prozesse im Unternehmen hinsichtlich möglicher Potentiale untersucht und in konkrete Maßnahmen zu deren Ausschöpfung umgesetzt.

Parallel dazu werden die Auswirkungen der Maßnahmen anhand von Ergebnisindikatoren aus den Bereichen Mitarbeiterzufriedenheit, Kundenzufriedenheit gesellschaftliche Verantwortung sowie den Geschäftsergebnissen überprüft.

Der daraus entstehende Regelkreis zwischen Identifikation der Potentiale, Umsetzung in Maßnahmen und Überprüfung ihrer Wirksamkeit bildet den Ausgangspunkt für den Erfolg im Unternehmen.

Die Schwierigkeit eines Unternehmens ist es, die Vielzahl von Aktivitäten und Prozessen im Unternehmen konsequent auf die Unternehmenszielsetzung auszurichten, bzw. diese Zielvorgaben so zu formulieren, daß sie von den Mitarbeitern verstanden und umgesetzt werden können. Deshalb erfolgt innerhalb des Zielmanagements zunächst die Definition einer Zielhierarchie die Unternehmensziele auf eine von Mitarbeitern direkt umsetzbare Ebene operationalisierter Handlungsrichtlinien und Zielvorgaben herunterbricht. Anhand der im Rahmen des Potentialmanagements geänderten Potentialfaktoren und der daraus resultierenden, verbesserten Erfolgsindikatoren kann im Rahmen der Zielverfolgung die Erfolgsbewertung der durchgeführten Maßnahmen vorgenommen werden. Gegebenenfalls vorhandene Abweichungen von den vereinbarten Zielen müssen analysiert werden und durch konkrete Maßnahmen beseitigt werden.

Im Jahre 1988 wurde die European Foundation for Quality Management (EFQM) durch die Initiative von 14 führenden europäischen Unternehmen gegründet. Heute sind über 700 Unternehmen in der EFQM tätig. Die EFQM hatte zum Ziel, das Thema Qualität in einem umfassenden Sinne dem Management europäischer Unternehmen nahezubringen. Durch die Unterstützung der Entwicklung von Qualitätsverbesserungsmaßnahmen versuchte die Foundation die Wettbewerbsfähigkeit europäischer Organisationen sowie deren Effektivität und Effizienz zu steigern.

Deshalb wurde von der EFQM ein Mangementkonzept entwickelt, das durch zielorientierte Ausrichtung von Unternehmenspolitik und -strategie die Mitarbeiterorientierung sowie Ressourcen- und Prozeßmanagement langfristig herausragende Geschäftsergebnisse, Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit sowie ein positives Image der Gesellschaft in der Öffentlichkeit sicherstellen soll.

Ausgehend von diesem Managementkonzept entsteht Qualität aus Technik und Geisteshaltung. Um zu Marktführerschaft unter heutigen Weltmarktbedingungen zu gelangen, sind beide Bestandteile erforderlich und müssen miteinander kombiniert werden: die Wirkung methodischer Ausrichtung wird entscheidend verstärkt durch die Kombination mit der entsprechenden Grundphilosophie. Sie bildet die Grundlage für eine erfolgreiche Strategien des umfassenden Qualitätsmanagements zur Erzielung exzellenter Geschäftsergebniss.

Prozesse spielen im Mangementkonzept des EFQM eine große Rolle. Sie müssen definiert und beschrieben sein müssen. Auch die Norm sieht vor, daß insbesondere Schnittstellen in Form von Verfahrensanweisungen beschrieben sein müssen, wobei das Hauptgewicht jedoch nicht wie bei Standards z.B. ISO 9000 auf die schriftliche Definition gelegt wird, sondern auf ein unternehmenseitiges Prozeß- und Prduktoptimieungsbestreben.

Wie arbeitet TSM ?

Das Total Success Management ist in zwei Phasen gegliedert:

Beide Phasen orientieren sich am European Quality Award Modell und haben das Ziel, die Befähiger und damit auch die Ergebnisse zu verbessern.

Grobablauf TSM

Der Potentialcheck als erste Stufe des Potentialmanagements analysiert die Potentialfaktoren und Ergebnisindikatoren und deckt mit einer methodenbasierten Ermittlung die Potentialdefizite auf. Dabei werden die folgenden Untersuchungsgebiete berücksichtigt:

Im Focus der Aktionsphase steht das Zielmanagement. Ziele sind quantifizierte Größen, welche durch die Prozesse im Unternehmen erreicht werden sollen. Diese Ziele müssen von den Unternehmenszielen abgeleitet werden und ständig anpaßbar sein. Der Durchgängigkeit der Prozesse und deren Teilprozesse muß auch die Durchgängigkeit des Zielsystems aus Unternehmenszielen und abgeleiteten Team- bzw. Individualzielen entsprechen. Diese Forderung gilt auch für alle Aktualisierungen und Anpassungen.

Alle Ziele müssen von den Mitarbeitern akzeptiert sein und ihnen als Leitlinie für Entscheidungen und Aktionen dienen. Durch eine gemeinsame Zielvereinbarung werden die Ziele im Unternehmen verankert. Hierzu wird in interdisziplinären, repräsentativ zusammengesetzten Arbeitskreisen das Zielsystem in den Schritten

• Strukturierung der Ziele
• Gewichtung der Ziele
• Quantifizierung der Ziele und
• Darstellung der Zielpyramide

erarbeitet und vereinbart. Diese Maßnahme dient gleichzeitig der Bewußtseinsbildung hinsichtlich Vorgehen und Bedeutung einer zielorientierten Arbeitsweise.

Der Stand der Zielerreichung wird durch ein geeignetes Informationssystem verfolgt und sichtbar gemacht. Dabei wird im zeitlichen Verlauf der Ist- und Zielzustand der Zielgrößen für die einzelnen Teams und deren übergeordnete Strukturen bis zur Unternehmensebene dargestellt. Dieses Zielverfolgungssystem zeigt Erfolge und Abweichungen auf. Es dient in erster Linie der ausführenden Ebene zur Einleitung von Aktivitäten und Veränderungen sowie als Motivationsmittel, erst sekundär zur Kontrolle. Ursachen für Abweichungen werden methodenbasiert durch

• Auswertung von erstelltem Material (Datenorientierte Defizitsuche)
• Workshops mit Mitarbeitern und Kunden (partizipative Defizitsuche)
• Erarbeitung von schlafenden Prozessen

identifiziert. Aus diesen Erkenntnissen können systematisch Maßnahmen zur Bereinigung der Defizite abgeleitet werden.

Gemeinsam mit den Zielen werden Motivations- und Anreizsysteme definiert, um die Mitarbeiter zu motivieren, die Ziele zu verfolgen. Sie basieren auf den Zieldimensionen und deren quantifizierten Größen. Solche Systeme sind zum Beispiel

• Prämiensysteme
• Budgetierungsysteme
• Anerkennungssysteme (Awardsysteme)

Sie werden mit instrumentierten Verfahren aus der Toolbox definiert.

Für die einzelnen Teilgebiete des TSM werden die Methoden und Werkzeuge des EBZ Beratungszentrum genutzt, die aus der jahrelangen Zusammenarbeit mit dem Fraunhofer Institut für Fabrikbetrieb und Automatisierung hevorgegangen sind.

Zum Potentialcheck sind Fragebögen entwickelt worden, mit denen (anonym) die perönliche Orientierung der Mitarbeiter und die Orientierung innerhalb von Teams ermittelt werden. Durch rechnergestützte Auswertungsverfahren werden die Ergebnisse visualisiert. Die Gruppenarbeit vertieft gleichzeitig die Identifizierung der Mitarbeiter mit den Zielen des Projektes.

Zur Analyse der Situation und zur Realisierung der Vorhaben verfügt das EBZ über einen umfangreichen Repertoire an Methoden und Instrumenten. Die Methoden basieren dabei meist auf gruppendynamischen Prozessen mit intensiver Nutzung von Synergieeffekten und Identifikationsmechanismen. Hierzu gehören der Zielfindungs- und Zielverankerungsworkshop, der Ichikawa-Workshop, die Problemfindungsworkshops und andere. Methoden, die nicht unbedingt gruppendynamische Ansätze haben, sind zum Beispiel die Ursache-der-Ursache-Methode, mit der bei jeder gefundenen Ursache analysiert wird, wodurch diese Ursache verursacht ist.

Die Instrumente sind aufgeteilt in Analyseinstrumente und Durchsetzungsinstrumente. Analyseinstrumente dienen der Entscheidungsfindung, zum Beispiel die Nutzwertanalyse, Systembewertung und SWOT-Analysen und Kennzahlentechniken, während andere Instrumente der Durchsetzung von Zielvereinbarungen dienen. Hierzu gehören Prämienstrategien, Budgetierungssysteme, Kai Zen-, TQM-, und KVP-Techniken.

Was bringt Total Success Management (TSM)?

Vernachlässigtes Potential ist verschenkter Erfolg.

Potentiale ergeben sich aus den Fähigkeiten und dem Einsatz der Mitarbeiter, den Veränderungen des Marktes oder der Technologie, aus neuen gesetzlichen Regelungen oder gesellschaftlichen Strömungen sowie aus besonderen Ereignissen.Ein Unternehmen kann durch eigene Anpassung oder Ausrichtung auf diese Veränderung die damit verbundenen Potentiale auszuschöpfen. Daraus ergibt sich, daß im Unternehmen Strukturen, Prozesse, Kultur und Zielsetzung hinsichtlich ihrer Eignung zur Potentialausschöpfung überprüft und gegebenenfalls geändert werden müssen.

Um Potentiale zu identifizieren müssen entweder die Veränderungen erkannt werden, um das Unternehmen anzupassen oder die Schwächen im Unternehmen aufgedeckt werden, um im Rahmen eines Reengineering-Prozesses beseitigt zu werden.

Basis für das Erkennen von Veränderungen oder Schwächen ist die Analyse von Kennzahlen, die allgemeine Entwicklungen und Trends, Vergleiche mit anderen Unternehmen oder eigene Zielvorgaben abbilden. Hierbei ist zwischen eindeutig quantifizierbaren Kennzahlen und rein qualitativen, vergleichenden Kennzahlen zu unterscheiden.Bewertet werden einerseits personalorientierte Aspekte wie z.B. das Vorhanden sein und die Qualität eines Mitarbeiter-Entwicklungs- Systems im Unternehmen oder eines wertorientierten Führungssystems; andererseits strukturorientierte Aspekte wie z.B. das Vorhanden sein von Qualitätszirkeln, flacher Aufbauorganisation oder der Länge von Entscheidungswegen.

Zur Erfassung dieser Kennzahlen sind Befragungen in verbalen oder schriftliche Form notwendig, die quantitativ oder nutzwertanalytisch auszuwerten sind.

Aufbauend auf der so erfaßten Ist-Situation im Unternehmen oder der potential-schöpfen Veränderung im Unternehmensumfeld werden in interdisziplinärer Teamarbeit unter Einbeziehung von Expertenmeinungen Potential für das Unternehmen identifiziert und abgeschätzt. Diese Abschätzung erfolgt quantifiziert auf Basis der erarbeitete Kennzahlen und bildet die Basis zur Erarbeitung von Zielvorgaben.

Für die umfassende Bewertung eines Unternehmens ist die Zugrungelegung eines Unternehmensmodells notwendig, daß es ermöglicht, den Erfolg eines Unternehmens beschreibbar und quantifizierbar zu machen. Außerdem sollten Ursache-/Wirkungsungs-Zusammenhänge im Unternehmensmodell abbildbar und nachvollziehbar sein.

Eines der umfassensten Modelle zur Bewertung der Unternehmen-Qualität ist das EQA-Modell der EFQM. Die dort berücksichtigenden Bewertungskriterien sind sowohl hinsichtlich ihrer ursächlichen Zusammenhänge in Befähiger-und Ergebnis Kriterien unterteilt, ebenso liegt eine Gewichtung der einzelnen Kriterien sowie die Beschreibung möglicher Bewertungs-Verfahren für nicht quantifizierbare Kennzahlen vor. Durch die Vielzahl der an der EFQM beteiligten Unternehmen ergeben sich zusätzlich Möglichkeiten für Benchmarks oder direkte Unternehmens-Vergleiche. Deshalb wird die Grundstruktur der des EQA-Modells der EFQM zur Erarbeitung und Gewichtung der Kennzahlen für das TSM zugrunde gelegt.

Generellen Aussagen zur Vorgehensweise und zum realisierte Umfang der Potential-Ausschöpfung sind aufgrund der jeweils gegebenen projektspezifischen Besonderheiten relativ schwierig.

Die Erfahrung aus einer Vielzahl von Projekten zeigt jedoch, daß durch TSM

die Mitarbeiter zielorientiert am Unternehmenserfolg mitarbeiten,

die Identifikation der Mitarbeiter mit ihrer Tätigkeit und dem Unternehmen signifikant verbessert werden kann,

die Mitarbeiterzufriedenheit trotz erhöhter Leistungsorientierung aufgrund der eingeführter Leistungsanreize wesentlich erhöht wurde,

die Transparenz und Kommunikationskultur im Unternehmen verbessert wird,

die Motivation der Mitarbeiter erheblich gesteigert wird und

der Unternehmenserfolg durch die Erfolge der Mitarbeiter bei ihrer Tätigkeit langfristig sichergestellt wird.

Wie fangen Sie an?

Die erste Stufe des TSM ist die Analysephase. Zielsetzung der Analysephase ist es, im Rahmen einer Vorstudie, die im Zeitraum von 2 bis 3 Wochen im Unternehmen durchgeführt wird, Potentiale und Ansätze für die Neuausrichtung der Organisation aufzuzeigen, zu bewerten und zu einer Entscheidungsgrundlage für das Management zu verdichten.

Dazu werden im Rahmen einer systematischen Abfrage mögliche Orientierungsschwerpunkte mit dem Management festgelegt. Durch Verdichtung und Überlappung der Ergebnisse werden Rückschlüsse auf zusätzliche Orientierungsschwerpunkte möglich. Die Informationsbeschaffung wird durch Fragebogen, im Rahmen von Interviews mit systematisierten Abfragen oder gruppenbezogenen Fallstudien durchgeführt. Die Moderation der Projektsitzungen sowie die Bereitstellung der anzuwendenden Methoden werden durch das EBZ vorgenommen. Wir nutzen dabei gruppendynamische Prozesse und eine intensive Interaktion.

Die Analysephase wird von einem Team von ca. 15 Mitarbeiter durchgeführt, die einen repräsentativen Querschnitt von allen Mitarbeitern des Unternehmens aus allen Ebenen des Unternehmens bilden. Sie erfordert drei Schritte:

Ergebnisse dieses Arbeitsabschnittes sind:

• Zielorientierung

• Identifikation mit dem Unternehmen

• Selbstorganisation

• Selbstoptimierung

• Kundenorientierung

• Prozeßorientierung

• Ergebnisrückführung

• Motivation

Alle Ergebnisse werden in Form einer Kurzdokumentation zusammengefaßt und dem Unternehmen in einer Präsentation vorgestellt. Aufgrund dieser Ergebnisse sollte im Unternehmen der Entscheidungsprozeß über den weiteren Projektablauf vorbereitet werden.

Diese Arbeiten werden zum Festpreis durchgeführt. Seitens des Betriebes ist ein repräsentatives Team von ca. 15 Mitarbeitern aller Hierarchiestufen zusammenzustellen, dessen Mitglieder zuerst einen Fragebogen persönlich ausfüllen und dann an den Gruppenarbeiten teilnehmen. In der Gruppenarbeit werden die Informationen aus dem persönlichen Fragebogen vertieft und das Verständnis für die Aufgabe sowie die Identifizierung mit der Aufgabe bewirkt.

Für die nachfolgende Aktionsphase, also der Realisierung der Einzelpunkte aus dem Maßnahmenplan, wird das EBZ ein Angebot erstellen, um die Realisierung auf Wunsch des Unternehmens zu begleiten. Die Struktur und Grundsätze der EBZ-Projektphilosophie werden unten erläutert. Der Potentialcheck kann mit unterschiedlichen Teams periodisch (mehrjährig) wiederholt werden, um die Zielerreichung nachzuhalten.

Die Aktionsphase soll zwar primär die beschlossenen Maßnahmen umsetzen, das wesentliche Ziel ist aber, durch Schaffung autonomer Teams und eines Zielmanagements zur Steuerung der Teams die Voraussetzungen zu schaffen, mit einer kontinuierlichen, zielorientierten Entwicklung die Marktstellung und den Erfolg des Unternehmens zu verbessern. Dieses ist am erfolgreichsten, wenn die Kreativität aller Mitarbeiter angeregt und genutzt wird.

Die Zielorientierung der Mitarbeiter ist die wichtigste Maßnahme für den Unternehmenserfolg. Hierbei kommt der Zielformulierung und der Akzeptanz der Ziele eine entscheidende Rolle zu. Ausgehend von der Grundlage unternehmensspezifischer Leitbilder und den daraus abgeleiteten Strategien zu ihrer Operationalisierung werden Zielsetzungen für die Neuorientierung der Organisation wesentlich durch sozio-psychologische und wirtschaftlich-finanzielle Aspekte geprägt. Erst auf dieser Basis sind Zielvorgaben für ihre Instrumentalisierung und Umsetzung in Informations-, Materialfluß- und Fertigungssysteme machbar. Für die Formulierung des Zielsystems schlägt das EBZ eine Zielstruktur vor, die im Rahmen von 2 Projektsitzungen je Team (Gruppe, Fraktal) mit den Auftraggebern gemeinsam erarbeitet, bewertet und verabschiedet wird. Dazu sollten seitens des Auftraggebers die Verantwortlichen und Mitarbeiter aus den betroffenen Fachbereichen einbezogen werden.

Die Arbeit des Beraters beschränkt sich hierbei auf zwei Schritte:

Die Moderation der Projektsitzungen sowie die Ausarbeitung der anzuwendenden Methoden zur Zielfindung werden durch das EBZ vorgenommen. Wir nutzen dabei gruppendynamische Prozesse und eine intensive Interaktion.

Der Prozeß der gemeinsamen Zielfindung bewirkt zusätzlich, daß Projektziele, Lösungsansätze und Vorgehensweisen für alle Beteiligten transparent gemacht werden und bewirkt so die Verankerung der Ziele bei den Mitarbeitern. Die dadurch erreichte Erhöhung der Akzeptanz seitens der Mitarbeiter der Auftraggeber steigert maßgeblich die Effizienz der Prozesse.

Aufbauend auf dieses Zielsystem werden die erforderlichen Maßnahmen zur Zielverfolgung und Abweichungsanalyse (Kennzahlensysteme, Informationssysteme, Zielanreizsysteme) mit den Teams und deren Vorgesetzten definiert und bereitgestellt. Es werden Kennzahlen zu den quantifizierten Zielen sowie graphische und numerische Darstellungen über deren zeitlichen Verlauf entwickelt. Zur Teamabstimmung werden Koordinierungszentren eingerichtet, in denen diese Darstellungen publiziert werden. Die Koordinierungszentren sollen mit allen notwendigen Medien zur Visualisierung und konkreten Projektarbeit ausgestattet sein (Besprechungstische, Wandtafeln und Flipchartständer usw.).

Die Anreizsysteme werden sowohl als Prämiensysteme als auch als Anerkennungssysteme konzipiert. Die Prämienermittlung ist zweckmäßig abhängig von den wirtschaftlichen Auswirkungen der Ziele. Soweit diese nicht quantifizierbar sind, werden Verfahren angewandt, die Prämienermittlung mit den anderen Komponenten des Zielsystems vergleichbar zu machen, um eine ausgewogenen Zielverfolgung zu erreichen. Als Instrument dafür kann ein Budgetierungssystem eingesetzt werden, mit dem die Kennzahlen nach einem einheitlichen Maßstab, zweckmäßig in einer Währung, bewertet werden und Gutschriften und Belastungen nach Auftragslage und Verbrauch vorgenommen und saldiert werden. Hiermit wird erreicht, daß die Einzelziele korrekt in der Gewichtung nach ihrer jeweiligen Bedeutung für die Unternehmensziele von den Mitarbeitern eingestuft und verfolgt werden.

Das EBZ Beratungszentrum fühlt sich verantwortlich für die Realisierbarkeit der Vorschläge und bietet die Mitarbeit bei der Realisierung der Maßnahmen an. Wenn die Vorschläge im Unternehmen selbst zu realisieren sind, ist das EBZ bereit, bei den Entscheidungsfindungsprozessen verantwortlich mitzuarbeiten. Sofern die Vorschläge nicht im Unternehmen selbst realisiert werden, wird das EBZ nach Aufforderung durch das Unternehmen in eigener Verantwortung die Realisierung mit eigenen Kräften oder durch Auftragsvergabe an einen Zulieferer vornehmen.