Kennzahlen und Kennzahlsysteme in der Logistik
Rainer Kämpf, Christian Götz, Florian Wichelhaus

Thema des Monats Oktober 2000

In Vahlens Großes Logistik Lexikon werden Logistik-Kennzahlen als Zahlen definiert, "mit denen die quantitativ erfassbaren Sachverhalte des Logistikbereiches in konzentrierter Form wiedergegeben werden können". Sie zählen zu den "zentralen Instrumenten des Logistikcontrolling und dienen der Vermittlung eines schnellen und komprimierten Überblicks über die komplexen Logistikstrukturen,...". Charakterisiert werden Kennzahlen durch ihren "Informationscharakter, die Quantifizierbarkeit und ihre spezifische Form". Neben absoluten Kennzahlen-Größen (Summe oder Differenz) werden relative Größen in Form von Beziehungs-, Gliederungs- oder lndexzahlen unterschieden. Da Kennzahlen aggregierte (verdichtete) Informationen abbilden, dienen sie meist dazu, "schnell und prägnant über ein ökonomisches Aufgabenfeld zu informieren". Daneben werden Kennzahlen auch dazu verwendet, um "bewusst auf eine detaillierte Informationserfassung zu verzichten, [und] nur einen kleinen Ausschnitt des insgesamt Erfassbaren tatsächlich auch abzubilden". "Kennzahleninhalte und -werte orientieren sich an den jeweiligen Analysezielen" (Soll-IstAbweichungsanalysen, Zeitreihenanalysen etc.). Das Ziel der Abbildung unternehmenslogistischer Prozesse durch Logistikkennzahlen besteht darin, die Bereitstellung der benötigten Güter in der richtigen Menge und der richtigen Qualität zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort (technische Zielausrichtung der Logistik) mit den optimalen Kosten-Leistungs-Relationen sicherzustellen (wirtschaftliche Zielausrichtung der Logistik).

Einen weitern Beitrag zur Klärung des Begriffs "Kennzahl" liefert das RWK Handbuch Logistik, wonach Kennzahlen Verhältniszahlen über die Relation von einer oder mehreren betrieblichen Funktionen und deren Zuordnung sind. "Sie können als entscheidendes Instrument der Unternehmensführung [...] dazu beitragen, die Planung, Steuerung und Kontrolle mit dem Ziel optimierter Zuordnungen und möglichst wirtschaftliche Abläufe sichern zu helfen". Das Ziel des Einsatzes von Kennzahlen ist hier also die Optimierung der Rentabilität, der Wirtschaftlichkeit und der Produktivität.

Kennzahlen können dabei im gesamten operativen Planungs-, Steuerungs- und Kontrollprozess als wichtiges Hilfsmittel herangezogen werden, beginnend bei Zieloperationalisierung bis zum Aufzeigen von Soll-Ist-Abweichungen für einzelne Leistungsstellen.

Abb. 1: Bedeutung von Kennzahlen in unterschiedlichen Funktionen
(vgl. Weber, Logistik-Controlling, S. 188)

Das RKW Handbuch Logistik unterscheidet Kennzahlen in

• Zuordnungskennzahlen und
• Ablaufkennzahlen.

Bei Zuordnungskennzahlen handelt es sich um solche Kennzahlen, die durch Zuordnung zu betrieblichen Funktionen Aussagen über die Wirtschaftlichkeit und Effektivität zum Ziel haben. Ablaufkennzahlen helfen die Fluss- und Teilflusssysteme pro Zeiteinheit in ihren Abläufen zu beobachten und zu kontrollieren. Diese Kennzahlen werden auch zur Messung und Beobachtung von Verbesserungen im Flusssystem eingesetzt.

Weber differenziert in seinem Buch Logistik-Controlling die unterschiedlichen Kennzahlenarten nach ihrer statischen Form: Dabei werden zwischen relativen und absoluten Kennzahlen unterschieden. Obwohl relative Kennzahlen meist eine höhere Aussagefähigkeit haben (z.B. Logistikkostenanteil, Umschlagsgeschwindigkeit, Auslastungsquoten von Fördermitteln) so können auch absolute Kennzahlen (z.B. durchschnittlicher Lagerbestand der Erzeugnisse einer Sparte, Zahl von Fehlmengensituationen, Kontrollspanne eines Vorgesetzten) als wichtiges Hilfsmittel im gesamten operativen Planungs-, Steuerungs- und Kontrollprozess herangezogen werden.

Wenn sich Kennzahlen auf eine spezielle Zielausrichtung beziehen, so werden Rentabilitäts- bzw. Erfolgskennzahlen (z.B. "Return on lnvestment") von den Liquiditätskennzahlen (z.B. Liquidität 1. Grades) unterschieden. Neben der Trennung in normative und deskriptive Kennzahlen nach dem Handlungsbezug werden Kennzahlen auch danach differenziert, ob sie nur für einen bestimmten, abgegrenzten betrieblichen Sektor gelten oder aber für jeden betrieblichen Bereich gebildet werden und damit unternehmensbezogen verdichtbar sind (lokale versus globale Kennzahlen). Ein weiteres Differenzierungskriterium bei Weber ist der Objektbezug. Wird das Gesamtunternehmen betrachtet, sind Kennzahlen gefordert, die sich auf gesamtbetriebliche Zusammenhänge beziehen, während teilbetriebliche Analysen, Vorgaben und Kontrollen Kennzahlen erfordern, die funktionale, divisionale bzw. organisatorische Gegenstandsbereiche abbilden.

Abb.2: Arten von Kennzahlen

Schulte (Logistik, 1995) unterscheidet zwischen vier Kennzahlentypen. Dabei geht er als Einstieg in die Kennzahlenanalyse von sog. Struktur- und Rahmenkennzahlen aus, die sich auf

Auf der Basis des so verfügbaren Zahlenmaterials können Kennzahlen zur Steuerung der Logistik gebildet werden und zwar

Obwohl sich Kennzahlen als wichtige Planungs- und Entscheidungsgrundlage erweisen können, ist zu berücksichtigen, dass sie mit einer Reihe von Problemen behaftet sein können, die ihre Anwendung einschränken oder sogar unmöglich machen. Dem großen Vorteil von Kennzahlen, große und schwer überschaubare Datenmengen zu wenigen aussagekräftigen Größen verdichten zu können, steht die Schwierigkeit gegenüber, aus der Menge der zur Verfügung stehenden Informationen das Optimum herauszuholen.

a) Erzeugung einer Kennzahleninflation

Es werden zu viele Kennzahlen gebildet, deren Aussagewert im Verhältnis zum Erstellungsaufwand letztlich zu gering ist bzw. schon von anderen Kennzahlen abgedeckt wird.

b) Fehler bei der Kennzahlenaufstellung

Die zur Bildung der Kennzahlen herangezogenen Basisdaten sind genau zu spezifizieren und exakt abzugrenzen. Eine Standardisierung von Kennwerten ist erforderlich, um deren Vergleichbarkeit im Zeitablauf zu gewährleisten. Sich im Zeitverlauf möglicherweise ergebendes falsches Zahlenmaterial könnte ansonsten zu Fehlentscheidungen führen.

c) Mangelnde Konsistenz von Kennzahlen

Die Verwendung mehrerer Kennzahlen in einem Kennzahlensystem darf keinen Widerspruch auslösen. Es sollten nur solche Größen zueinander in Beziehung gesetzt werden, zwischen denen ein Zusammenhang besteht. Fehlende Konsistenz kann ansonsten zu gravierenden Entscheidungsfehlern führen.

d) Probleme der Kennzahlenkontrolle

Generell sollten nur solche Kennzahlen gebildet werden, deren Werte bei Abweichungen beeinflusst werden können. Dabei wird zwischen direkt und indirekt kontrollierbaren Kennzahlen unterschieden. Im erst genannten Fall kann ein Soll-Wert durch die Wahl einer oder mehrerer Aktionsvariablen beeinflusst werden, während dies bei indirekt kontrollierbaren Kennzahlen nicht der Fall ist.

2.1  Begriff und Bedeutung von Kennzahlensystemen

Aus den angesprochenen Grenzen der Anwendbarkeit von Einzelkennzahlen (hier insbesondere die Möglichkeit vieldeutiger Interpretationen), ergab sich die Notwendigkeit einer integrativen Erfassung von Kennzahlen. Ziel einer solchen integrativen Erfassung ist es, mittels einer umfassenden Systemkonzeption Mehrdeutigkeiten in der Interpretation auszuschalten und Abhängigkeiten zwischen den Systemelementen zu erfassen. (vgl. Reichmann, T. Controlling mit Kenzahlen, 1985, S.18)

Als Kennzahlensystem bezeichnet man die systematische Zusammenstellung von quantitativen Einzelkennzahlen, die in einer sachlich sinnvollen Beziehung zueinander stehen, sich ergänzen und insgesamt auf ein übergeordnetes Gesamtziel ausgerichtet sind.

Unter einem Logistikkennzahlensystem versteht man ein System, das die entscheidungsrelevanten Sachverhalte und Prozesse in der Logistik systematisch abbildet.

Ausgehend von der begrenzten Aussagefähigkeit logistischer (Einzel-) Kennzahlen dient die systematische Zusammenstellung von Logistikkennzahlen dazu, in knapper und konzentrierter Form alle wesentlichen Informationen für eine umfassende Planung und Kontrolle logistischer Entscheidungen bereitzustellen. Als Ziele werden mit Hilfe eines Kennzahlensystems für die Logistik unter anderem verfolgt:

Deshalb sind Logistikkennzahlensysteme neben der Logistikkosten- und -leistungsrechnung das zentrale Instrument des Logistikcontrollings.

2.2 Bestehende Kennzahlensysteme

Bevor wir die Frage klären, ob Kennzahlensysteme aufgrund ihrer Komplexität überhaupt sinnvoll in der Realität in der Logistik eingesetzt werden können‚ soll zunächst unterschiedliche Kennzahlensysteme im Hinblick auf die modelltheoretischen Grundlagen, d.h. die Beziehung der Einzelkennzahlen des Logistikkennzahlensystems zueinander, erläutert werden:

a) Mathematisch verknüpftes Kennzahlensystem

Ein solches Kennzahlensystem liegt vor, wenn die Einzelkennzahlen des Logistikkennzahlensystems durch mathematische Operationen miteinander verbunden werden. Die Übersichtlichkeit und Aussagefähigkeit dieses Kennzahlensystems wird aber dadurch stark eingeschränkt, dass bei dieser Vorgehensweise sehr viele Hilfskennzahlen als "mathematische Brücken" in Kauf genommen werden (vgl. "ZVEI-Kennzahlensystem" unten). Sobald die Summe der Einzelkennzahlenwerte über die gesamte Logistikkette zu berechnen ist, stößt für logistische Sachverhalte ein solches mathematisch verknüpftes Kennzahlensystem an seine Grenzen: So entspricht z.B. die Summe der Teildurchlaufzeiten in der Materialwirtschaft, der Produktionslogistik und der Distributionslogistik nicht automatisch der Gesamtdurchlaufzeit, da Materialflussunterbrechungen vorkommen.

Hier wird von einem Oberziel ausgehend ein System von Kennzahlen gebildet, das lediglich die wesentlichen Entscheidungsebenen mit ein bezieht. Die Ergebnisse aus diesen wesentlichen Entscheidungssystemen lassen die Erfolgsauswirkungen auf das Oberziel erkennen. (vgl. Vahlens Grof3ens Logistik Lexikon)

Bezogen auf den Logistikbereich bedeutet dies, dass das Oberziel in Log istik(sub)zielsetzungen heruntergebrochen wird und dann für alle Logistik(sub)systeme entsprechende Kennzahleninhalte und -werte definiert werden. Im extremen Fall aber ist hierbei auf jeden logistisch relevanten Planungs- und Kontrollinhalt eine Kennzahl zu setzen.

Beispiel eines solchen systematisch verknüpften Kennzahlensystems ist das Rentabilitäts-Liquiditäts-Kennzahlensystem (RL-System) (vgl. Reichmann, T., Controlling mit Kennzahlen 1985, S.28-33)

c) Empirisch begründetes Kennzahlensystem

Noch genauer als beim systematisch verknüpften Kennzahlensystem wird beim empirisch begründeten Kennzahlensystem vorgegangen: Denn es wird sich lediglich auf diejenigen Logistikfunktionen beschränkt, die das Erfolgsziel auch tatsächlich beeinflussen. Dieses System zeichnet sich dadurch aus, dass man bei komplexen Logistikentscheidungen durch einen zweifachen Reduktionsprozess von der logistischen Realität zur modellmäßigen Abbildung durch aggregierte Kennzahlen gelangt und sich bei der Kennzahlenbildung auf die erfolgsrelevanten Bestandteile konzentriert. Als erfolgsbestimmende, sog. Spitzenkennzahlen der Logistik, bieten sich die "Gesamtumschlagshäufigkeit aller Bestände", die "Gesamtlogistikkosten pro Umsatzeinheit" und der "Lieferbereitschaftsgrad" an. (vgl. Vahlens Großes Logistik Lexikon)

Aus den drei vorgestellten modelltheoretischen Grundlagen eines Logistikkennzahlensystems ergibt sich, dass in einem aussagefähigen Logistikkennzahlensystem die Kennzahlen für die unterschiedlichen Analyse- und Kontrollzwecke differenziert gebildet werden müssen. Deshalb sollten die oben genannten Spitzenkennzahlen, die sich an der Logistikkette des Unternehmens orientieren, zumindest die zentralen Logistikbereiche Materialwirtschaft, Fertigung und Absatz abbilden und darüber hinaus bei Bedarf bis auf die einzelnen Logistikkostenstellen innerhalb der Logistikbereiche heruntergebrochen werden. Die einzelnen Material-, Produktions- und Distributionslogistikkennzahlen werden dann in einem entsprechenden Logistikkennzahlen-system aggregiert erfasst.

3. Einsatzfelder logistischer Kennzahlensysteme

Generell betreffen logistische Unternehmen als Subsysteme von Unternehmen den gesamten Material- und Warenfluss in Unternehmen von der Beschaffung bis zum Kunden. Hauptziel eines logistischen Kennzahlensystems ist es, mit geeigneten Kennzahlen ein Höchstmaß an Kostenminimierung, Wirtschaftlichkeit und demzufolge Produktivität im logistischen Bereich zu erreichen und zu sichern. Die Problematik der Schaffung eines funktionierenden logistischen Kennzahlensystems für die Praxis hat zur Folge, dass die meisten Kennzahlensysteme oft nur der statistischen Analyse zum Zeitpunkt x dienen, oder aber, dass sog. Ablaufkennzahlen nur partielle Aussagen zu Detailbereichen zulassen.

Es fehlt also an der Darstellung des gesamten logistischen Systems und seiner Zusammenhänge bzw. dessen Erfassung in Kennzahlensystemen, die als Instrument für die Planung, Steuerung und Kontrolle dieser logistischen Funktionen geeignet sind (vgl. RKW Handbuch Logistik sowie von Lilienstern: Möglichkeiten und Grenzen der Optimierung logistischer Systeme durch Kennzahlen).

a) Planung, Steuerung und Kontrolle logistischer Systeme durch Kennzahlen

Kennzahlen können als entscheidendes Instrument der Unternehmensführung dazu beitragen, der Planung, Steuerung und Kontrolle mit dem Ziel optimierter Zuordnungen und möglichst wirtschaftlicher Abläufe zu sichern helfen. Wie auch im Gesamtsystem der Unternehmen dienen die Kennzahlen insbesondere mit ihren Querfunktionen und Zuordnungen der exakten Verfolgung der Vorgänge, ihrer Beurteilung nach Rentabilität sowie der optimalen Zuordnung von Teilvorgängen im Gesamtsystem mit den anderen Bereichen und Funktionen.

b) Verknüpfung von Funktionen im logistischen System durch Kennzahlen

Das Flusssystem logistischer Bewegungen vom Einkauf über Produktion, Absatz und Vertrieb muss dabei zunächst in seine Teilelemente zerlegt werden. Hierbei ist es aber unbedingt erforderlich, den Transportweg innerhalb der einzelnen Funktionsbereiche in Teilabschnitte zu zerlegen und zu untersuchen, ob bei Stauungen und Warteschlangen schnellere Durchläufe möglich sind. Die Verknüpfung der einzelnen Funktionsbereiche kann dann so erfolgen, dass Kennzahlen, die Teile des Flusssystems in der Zeiteinheit ausweisen, in Relation gesetzt werden zu anderen Teilfunktionen des Unternehmens, beispielsweise der Lagerfluss mit der Anzahl der im Lagerbereich Beschäftigten oder die Zeit der Zuführung von Waren und Gütern aus dem Einkaufslager zu den Kosten dieses Bereichs vor und nach vollzogener Mechanisierung oder Automatisierung der betreffenden Abläufe.

Bevor man aber ein solches Kennzahlensystem für den logistischen Ablauf vorbereitet, ist es notwendig, das exakte Flusssystem der Güter und Waren aufzuzeichnen und vor allem die wichtigsten Verknüpfungspunkte fest zu legen.

Aufgabe der Logistik ist es, innerhalb des gesamten Flusssystems eine Optimierung der Durchläufe nach Raum, Zeit, Zuordnung der Kapazitäten und damit die Rentabilität, Wirtschaftlichkeit und Produktivität des Flusssystems zu sichern bzw. durch entsprechende Maßnahmen zu erreichen.

c) Erfassung und Beseitigung von Störgrößen und Engpässen im logistischen Bereich durch Kennzahlen

Das Instrument der Kennzahlensysteme hat hierbei drei Aufgaben zu erfüllen:

d) Laufender Soll-Ist-Vergleich als Instrument der Unternehmenspolitik

Um einen laufenden Vergleich von Soll- und Ist-Werten zu ermöglichen ist es zunächst erforderlich, in der Planung Sollgrößen zu erarbeiten, die in einem Zeitraum x anzustreben sind. Hierzu gehört, realistisch für die nächsten Jahre kalkuliert anstrebbare Verbesserungen im Flusssystem der Logistik einzusetzen und diese mit den gegebenen Ist-Größen laufend im Rahmen der Unternehmensplanung zu vergleichen Solche Vergleichspaare von Soll und Ist können z.B. sein

4. Entwicklung eines individuellen Kennzahlensystems

Die Entwicklung eines individuellen Kennzahlensystems umfaßt nach Grochla folgenden Schritte (vgl. Grocha u.a. 1983, S.78):

• Festlegung und Gewichtung der logistischen Ziele
• Festlegung der Kennzahlen zum Logistik-Controlling
• Auswahl der Kennzahlen-Empfänger
• Sicherung der Informationsquellen und Vergleichsgrundlagen
• Festlegung der Erhebungszeitpunkte bzw. –räume
• Auswahl der Mitarbeiter für die Erstellung der Kennzahlen
• Festlegung der Darstellung der Kennzahlenergebnisse

Will ein Unternehmen eine effiziente Arbeit mit Logistik-Kennzahlen erreichen, so muss es diese an seinen Bedürfnissen ausrichten. Unter Berücksichtigung der Qualifikationsstruktur seiner Mitarbeiter, seiner Größe und Materialintensität usw. stellt das Unternehmen sehr unterschiedliche Anforderungen an ein Logistik-Kennzahlensystem. Anhand einer sog. Checkliste zur Gestaltung eines individuellen Kennzahlensystems (vgl. Schulte, S.388) kann ein Unternehmen unter sehr vielen Kennzahlen die für sie am besten geeigneten auswählen, um so auf ein "maßgeschneidertes Kennzahlensystem" zu kommen.

Nach der getroffenen Auswahl an Kennzahlen bieten sich dem Unternehmen Gestaltungsspielräume hinsichtlich der Gliederung der einzelnen Kennzahlen sowie bei der Festlegung der Erhebungszeitpunkte bzw. -räume.

5. Logistik-Controlling-Kennzahlensystem

Als kleinen Abstecher ins Logistik-Controlling wollen wir im folgenden aufzeigen, welche Möglichkeiten sich durch den Einsatz eines Logistikkennzahlensystems eröffnen. Mit Hilfe eines Logistikkennzahlensystems können neben einer umfassenden Wirtschaftlichkeitskontrolle auch die Möglichkeiten der Anpassung an veränderte Beschäftigungslagen und die Abstimmung gegenläufiger Tendenzen zwischen Logistik-, Produktions- und Absatzerfordernissen gewährleistet werden:

Für den Logistikbereich werden dabei als zentrale Kenngrößen die Umschlagshäufigkeit aller Bestände, die Gesamtlogistikkosten pro Umsatzeinheit und der Lieferbereitschaftsgrad herangezogen. Da die Logistikkette im Unternehmen die Bereiche Materialwirtschaft, Fertigungs- und Absatzlogistik umfasst, können analog für diese Bereiche dann noch tiefergehende Kennzahlen für Analyse- und Kontrollzwecke ermittelt werden.

So stellen z.B. die Umschlagshäufigkeit, die Logistikkosten je Umsatzeinheit und der Lieferbereitschaftsgrad die wichtigsten Kenngrößen der Materialwirtschaft dar. Diese Kennzahlen können wiederum weiter differenziert werden (z.B: Warenannahme, Wareneingangskontrolle,...), so dass die Bewegungen in der Materialwirtschaft möglichst genau abgebildet werden.

Kennzahlen wie die Erfassung der Umschlagshäufigkeit der unfertigen Erzeugnisse, sowie die Termintreue oder die Kapazitätsauslastung empfehlen sich für den Bereich der Fertigungslogistik.

Werden dann noch die Kennzahlen der Absatzlogistik wie die Umschlagshäufigkeit der Fertigprodukte oder der Lieferbereitschaftsgrad in ein Kennzahlensystem mit den Kennzahlen der Materialwirtschaft und der Fertigungslogistik zusammengefasst, so erhält man ein Logistk-Controlling-Kennzahlensystem.

(Vgl. Reichmann, T., Controlling mit Kennzahlen 1985, S.311)