VMI – Vendor Managed Inventory

Ein Betrag von Prof. Dr.-Ing. Rainer Kämpf und Oliver Dieffenbacher

Immer mehr Unternehmen benutzen modere Management-Systeme – im Fachjargon "Advanced Planning Systems" (APS) genannt –, um ihre Produktions- und Logistikprozesse so optimal wie möglich zu steuern. APS-Systeme beziehen ihre Daten oft aus im Unternehmen bereits eingesetzten ERP-Systemen (Enterprise Resource Planning) und können gewissermaßen auf diese "aufgesetzt" werden. Durch wechselseitige Systemverbindungen und entsprechende Schnittstellen können relevante Daten aus den ERP-Systemen in die APS-Systeme eingespielt, dort verarbeitet und die dort ermittelten Ergebnisse anschließend wieder an das ERP-System zurückgegeben werden.

Eines dieser APS-Systeme, das sich mit dem Verwalten und Auffüllen der Bestände auseinandersetzt, ist Vendor-Managed Inventory – kurz VMI –, das von vielen Experten seit geraumer Zeit als eine der größten Herausforderung angesehen wird, mit der sich die Industrie momentan auseinander zu setzen hat. Zudem gewinnt VMI immer mehr an Bedeutung, wenn es darum geht, kosteneffizient und dennoch kundenorientiert einzulagern.

Doch was verbirgt sich hinter der Abkürzung VMI? Nach welchen Funktionsprinzipien arbeitet dieses System, das eine rapide Senkung der Wiederbeschaffungszeit, immense Kostenersparnisse sowie eine deutliche Steigerung des Servicegrades bei gleichzeitiger Senkung der bevorrateten Bestandsmengen verspricht?

Eine erste Antwort gibt Tempelmeier: "Jedes Lager, dem stochastische Nachfragemengen und Wiederbeschaffungszeiten gegenüberstehen, kann durch geeignete Lagerhaltungspolitiken gesteuert werden. In einigen Industriezweigen, etwa in der Konsumgüter- oder chemischen Industrie, haben sich Systeme etabliert, in denen das Management des Lagerbestands (z.B. der genauen Bestimmung von Bestellpunkt und -menge) in den Verkaufsregalen des Handels vollständig durch den Zulieferer übernommen wird."

So perfektionierte die Herlitz AG beispielsweise diese Strategie, indem sie die Bestände an Büromaterial, Glückwunschkarten, Kugelschreibern etc. in den Verkaufsregalen des Einzelhandels überwachte und selbstständig über Nachfüllzeitpunkte und die optimale Wiederauffüllmenge entschied. Somit war also der Zulieferer – und nicht etwa der Kunde – verantwortlich für das Verwalten und Wiederauffüllen der Bestände.

Abb. 2: VMI – Wie funktioniert‘s ?

Verallgemeinert heißt dies: In aller Regel verschafft sich der Produzent (also der Zulieferer) in regelmäßigen Zeitabständen – meistens sogar täglich – einen Überblick über das Bestandsniveau des Händlers (also seines Kundens), indem er sich selbstständig die dazu nötigen Informationen vom System des Kundens herunterlädt. Mithilfe dieser Daten plant der Zulieferer dann den Zeitpunkt des optimalen Liefertermins sowie die optimale Auffüllmenge. Diese sollte so klein wie möglich (Senkung der Lagerkosten!), aber eben auch so hoch wie nötig (Aufrechterhaltung bzw. evtl. Verbesserung des Servicegrades!) sein. Ist der Zeitpunkt zum Auffüllen gekommen, löst der Zulieferer das Signal zur Auslieferung aus. Für Nachschub ist nun gesorgt, ohne dass der Kunde aktiv werden musste!

1.2 Entstehungsgeschichte von VMI

Lageroptimierung mittels manueller Erfassung des Bestandsniveaus gibt es schon seit vielen Jahrzehnten. So überprüfte ein Mitarbeiter des Zulieferers das Bestandsniveau seines Kunden regelmäßig vor Ort, wenn er die neue Lieferung zustellte. Mit den gesammelten Erkenntnissen war es ihm nun grob möglich zu bestimmen, ob er beim nächsten Mal lieber mehr oder weniger Waren mitbringen sollte. Ähnlich verfuhren Zulieferer von Krankenhäusern. Sie stellten Mitarbeiter an, deren Aufgabe darin bestand, die im Krankenhaus noch verfügbaren Artikel zu zählen und bei Bedarf – d.h. wenn sie den Eindruck gewannen, dass nur noch wenige vorrätig waren – nachzubestellen.

Das wirkliche, d.h. vollautomatisch arbeitende VMI-System wurde erstmals in den späten 1980er Jahren eingeführt. Als einer der Vorreiter bei der Einführung eines solchen Systems kann WalMart genannt werden. Dieses US-amerikanische Unternehmen hatte zu jenem Zeitpunkt sehr mit starken saisonalen Absatzschwankungen zu kämpfen, die dazu beitrugen, dass manche Artikel in zu hoher Menge, manch andere jedoch in zu knapp bemessener Anzahl gelagert wurden. VMI sollte nun helfen, sich auf diese Schwankungen besser einstellen zu können.

Die tatsächlich anfallenden Kosten zur Implementierung eines VMI-Systems schwanken merklich. Rund 150.000 $ würde die Einrichtung eines VMI-Systems kosten, das ein kleineres Lager überwachen sollte und bei dem nur in größeren Zeitabständen das Bestandsniveau ermittelt und Bedarfsprognosen errechnet würden, so John Aal-bregtse, Berater bei Andersen Consulting. Hingegen müssen für ein ausgereiftes System, das mittels Sensoren täglich aktuelle Prognosen errechnet, einmalige Kosten in Höhe von bis zu 500.000 $ eingeplant werden. Allerdings sei der Payback von vielen VMI-Investitionen beträchtlich: Andersen Consulting schätzt, dass mithilfe von VMI das Umlaufvermögen um 20 bis 30% erniedrigt werden könne. Zudem seien die Investitionen in weniger als einem Jahr amortisiert, die Effizienz des Bestandsmanagements aber über viele Jahre drastisch verbessert.

2.Vorteile durch den Einsatz von VMI

Fünf Hauptvorteile lassen sich durch den Einsatz von VMI aufführen:

4. besseres, i.d.R. schnelleres Eingehen auf Bedarfsschwankungen

Mithilfe regelmäßiger Prognoseberechnungen können Absatzrückgänge frühzeitig erkannt und analysiert werden. Dementsprechend kann die Lagerhaltungsstrategie in Zusammenarbeit mit dem Zulieferer der neuen Situation angepasst werden.

5. intensivere Zusammenarbeit zwischen Zulieferer und Kunde

VMI kann als erster Schritt zu einer näheren Kunden-Zulieferer-Beziehung angesehen werden. Russ Records, Logistikleiter beim US-Unternehmen Comp Sciences Corp. Energy, ist der festen Überzeugung, dass die Installation eines VMI-Systems schon zwangsläufig zu einer engen Zusammenarbeit zwischen Kunden und Zulieferer verpflichtet. Die Implementierung einer erfolgreichen VMI-Lösung ist oft für die zusammenarbeitenden Unternehmen nicht leicht. Denn viele Schlüsselfragen müssen gemeinsam beantwortet werden. Wie etwa können unterschiedliche Planungssysteme kompatibel zueinander gemacht werden (Einsatz von EDI oder Einführung eines neuen ERP-Systems auf beiden Seiten?) ? Welche Seite hat die letzte "Entscheidungsgewalt" bei unvorhergesehenen Ereignissen?

Arbeiten die am Projekt beteiligten Unternehmen dann wirklich eng miteinander zusammen, spricht der Experte von einem "Collaborative Planning". Laut BASF AG kann dieser Begriff wie folgt definiert werden: "Collaborative Planning means the synchronization of the planning process through several business partners, from our customer’s customer to our supplier’s supplier."

Vorteile des Collaborative Plannings seien, so die BASF AG weiter, eine Produktionsoptimierung, durch die mittel- bis langfristig eine wesentliche Senkung des Bestandsniveaus sowie der Produktions- und Logistikkosten erreicht werden könne.

Im Zeitalter von VMI muss der Zulieferer mit einer größeren Verantwortung umgehen, die auf seinen Schultern liegt. Viele fürchten, neben der Verantwortung auch ein Risiko einzugehen, wenn sie alleine die Bestände eines Kunden managen, bringt Dean Strausl, Executive Director der Semiconductor Supply Chain Association vor. "Schwierig ist es sich untereinander zu einigen, wie das eventuelle Risiko eines plötzlichen, völlig unverhofften Absatzrückgangs zwischen Zulieferer und Kunden aufzuteilen ist. Wenn die Nachfrage stoppt oder der Produktlebenszyklus vorzeitig endet und der Kunde den von uns bereits gelieferten – aber noch nicht bezahlten – Nachschub nicht mehr absetzen kann, haben wir ein Problem!"

Auch das Vertrauensthema sollte nicht unterschätzt werden. Denn es gilt erst einmal, eine Hemmschwelle zu überwinden, wenn unternehmensinterne Daten mit dem Kunden oder Lieferanten geteilt werden sollen – vor allem bei kleineren Unternehmen, die von einem größeren Partner abhängen. "Schwierig ist es, wenn ein Partner das Gefühl hat, ausgenutzt zu werden", erläutert Frank Naujoks, Autor der Meta-Group-Studie "Lass mit in Ruhe mit SCM" vom Juli 2000.

Auf einen weiteren Hemmschuh verweist Diedrich Fick, Sales Forecast Manager bei Reckitt & Benckiser. Denn seiner Meinung nach bedingen die gemeinsam erzielbaren Einsparungspotenziale einen Mehraufwand beim Lieferanten. Deshalb könne das Zustandekommen vieler Projekte schlichtweg daran scheitern, dass die Unternehmen nicht im Stande sind, sich auf für beide Seiten akzeptable Konditionen zu einigen.

Andreas Resch, Geschäftsführer des Transportlogistik-Anbieters Fiege, will zudem die technischen Probleme nicht heruntergespielt wissen. Der Integrationsaufwand sei keineswegs zu unterschätzen: Unternehmensinterne Supply-Chain-Management-Anwendungen wie eben auch VMI bedingen einen zeitnahen Austausch geschäftsrelevanter Daten. "Das ist", so der Logistikexperte, "das schwierigste Gebiet der IT in seiner schwierigsten Ausprägung."

Zudem stellt sich für den Lieferanten das nicht-triviale Problem, simultan sowohl seine eigenen Lagerbestände als auch jene der Abnehmer zu steuern. "Es entsteht ein zweistufiges Lagerhaltungsproblem, indem u.a. die Frage zu beantworten ist, ob der Sicherheitsbestand vorwiegend beim Lieferanten oder doch eher beim Kunden zu bevorraten ist."

Dass der Einsatz von VMI auch in der Zukunft noch weiter optimiert werden kann, ist unter den Experten unbestritten. Doch wie sollte die optimale VMI-Lösung nach Meinung von Logistikexperten eigentlich aussehen?

Tom McGrail, Senior Manager bei Deloitte Consulting, stellt sich VMI in seiner ausgereiften Form folgendermaßen vor: Die optimale VMI-Lösung würde automatisch die Bestandsmenge bestimmen, Verbrauchsdaten der Vergangenheit sammeln und auswerten können. Zudem müsste das System reichhaltige Informationen über die Vorhersage-Entwicklung der Kundennachfrage sowie die geplanten Produktionspläne des Kunden enthalten. Diese gesammelten Informationen müssten dann sowohl auf Kunden- als auch auf Lieferantenseite einem Arbeitsteam vorgelegt werden, das in Einklang miteinander die optimale Lagerdispositionsstrategie erarbeitet.

Während zur Zeit die Themen Bestandsmengenbestimmung und Verbrauchs-datenauswertung schon fast optimal innerhalb ausgereifter VMI-Konzepte umgesetzt werden, hapert es seiner Meinung nach jedoch noch am Informationsaustausch der Geschäftspartner untereinander.

Jacqueline Emigh, freie Wirtschaftsjournalistin aus Boston, könnte sich den Einsatz von VMI in der nahen Zukunft besonders gut in der Papierherstellungs- und Automobilindustrie vorstellen. VMI-Systeme könnten ihnen dabei helfen, den Nachschub an Wasser und Chemikalien zu managen. Dies könnte geschehen, indem die Lagertanks mit Sensoren versehen werden und via Satellit die gewonnenen Daten über Tausende Kilometer zur Zentrale des Zulieferers gesendet werden, die sich problemlos auch auf einem anderen Kontinent befinden könnte.

"VMI wird als eine der größten Herausforderung angesehen, mit der sich die Industrie auseinander zu setzen hat". Dass dieser gezeigte Optimismus keinesfalls überzogen, geschweige denn falsch ist, zeigen die gesammelten Erkenntnisse deutlich. Denn jene vielen Vorteile, die durch VMI sowohl dem Kunden wie auch dem Zulieferer entstehen, lassen die wenigen "Nachteile" (Bsp. Austausch von Dateninterna), die bei näherem Hinsehen aber eigentlich doch keine sind, schnell vergessen.

Somit lohnt die Implementierung von VMI in der Mehrzahl jener Bereiche, die regelmäßig Nachschub ordern müssen und über ausreichend große Lagerkapazitäten verfügen.

Die Zukunft wird jenen Unternehmen gehören, die ihre Lagerhaltung mit VMI managen, jene hingegen, die dieser Technik bislang skeptisch gegenüberstanden, sollten ihren Standpunkt nochmals überdenken, um ihre Konkurrenzfähigkeit nicht aufs Spiel zu setzen.

Günther, H.O./Tempelmeier, H.: "Produktion und Logistik", 4., neub. u. erw. Auflage, Berlin, Heidelberg 2000

Chain Store Age: "VMI & Discount Stores?", N.N., S. 58, New York, Dezember 2001

Chemical Market Reporter: "Taking the VMI Step to collaborative commerce", C. Challener, S. 11-14,
New York 20.11.2000

Computerwoche: "Lass mich in Ruh’ mit SCM!", S. 43f., 17.09.1999

Computerwoche: "Reckitt & Benckiser und DM-Drogeriemarkt praktizieren Continous Replenishment",
S. 50f., 07.09.2001

Computerworld: "Vendor-managed inventory", J. Emigh, S. 52, Framingham, 23.08.1999

Computimes Malaysia: "Unilever integrates inventory solution", S. Sangaran, S. 77, New York, 18.09.2000

Electronic Buyers’ News: "VMI: Supply chain savior, or curse?", J.L. Baljko, S. 14, Manhasset, 30.08.1999

Healthcare Financial Management: "Building a demand-driven, vendor-managed supply chain", S. Haavik, S. 56-61, Westchester Februar 2000

Manufacturing Systems: "Let’s talk about it", K.A. Dilger, S. 66-71, Oak Brook, September 2000