Produktionscontrolling Teil 2
Ein Beitrag von Helmuth Gienke

Thema des Monats Juli 2001
Stand: 27.10.2008

Der Beitrag ist in ähnlicher Form erschienen in: Gienke/Kämpf (Hrsg.): Handbuch Produktion
Carl Hanser Verlag , München Wien, ISBN 978-3-446-41025-1

Grundlagen zur Kennzahlenbildung

1 Einführung

Die Analyse von Vorgängen und Sachverhalten ist das Ziel des technischen Controlling. Dieser Aufgabe dienen Kennzahlen, die durch zielgerichtete Verdichtung erfaßter Daten und der Darstellung von Beziehung durch Kombination dieser Daten komplexe Zusammenhänge, deren Abhängigkeiten und Entwicklung transparenter machen sollen. Technisches Controlling lebt von einer variablen und umfangreichen Palette von Kennzahlen. Der Nutzer muß sich aber bewußt sein, daß die Kennzahlen nicht die Realität sind, sondern nur ein Abbild der Realität bringen, dessen Genauigkeit und Aussagekraft nicht absolut ist, sondern von der Qualität der Daten, der Realitätsnähe des Abbildungsmodells und der Aktualität der Datenbereitstellung abhängig ist.

Die wichtigsten Elemente einer Kennzahl sind:

• Informationscharakter
• Quantifizierbarkeit
• Spezifische Form der Information

Im Informationscharakter kommt zum Ausdruck, dass Kennzahlen Urteile über wichtige Sachverhalte und Zusammenhänge ermöglichen sollen.

Die Quantifizierbarkeit ist eine Eigenschaft von Variablen, die messtheoretisch gesprochen, die genannten Sachverhalte und Zusammenhänge auf einem metrischen Skalenniveau messen und somit relativ präzise Aussagen ermöglichen.

Die spezifische Form schließlich soll es ermöglichen, komplizierte Strukturen und Prozesse auf relativ einfache Weise darzustellen, um einen möglichst schnellen und umfassenden Überblick insbesondere für Führungsinstanzen zu erlauben.

Das technische Controlling betrachtet den innerbetrieblichen Teil des gesamten betrieblichen Realgüterprozesses. Dieser Teil umfaßt den Bereich zwischen Beschaffung und Absatz und kann die verschiedensten Produktionsprozesse, innerbetriebliche Logistik und Entwicklung enthalten, die eine große Vielfalt an Produktionskennzahlen impliziert und erforderlich macht.

Eine Definition von Kennzahlen lautet wie folgt:

Kennzahlen informieren komprimiert über einen quantitativ
gemessenen Sachverhalt.

Kennzahlen müssen sich am Bedarf orientieren, also über Vorgänge aussagen, die der Nutzer beeinflussen kann, um die angestrebten Ziele zu erreichen. Kennzahlen sollen die Zustände oder Zusammenhänge verdichtet beschreiben, um komplexe Vorgänge und Strukturen begreifbar zu machen und die Basis für Entscheidungen zu liefern. Das Ergebnis von Entscheidungen sollen Maßnahmen sein, die Veränderungen bewirken.

Sinnvolle Kennzahlen können also zum Beispiel veränderliche Vorgänge beschreiben, um einen Zielzustand zu erreichen, als auch besondere Situationen beschreiben, um sie mit der gleichen Situation an organisatorisch oder örtlich unterschiedlichen Stellen zu vergleichen. Die Auswertung von Kennzahlen kann außerdem bewirken, daß der Nutzer andere Kennzahlen zur genaueren Analyse für erforderlich hält.

Sie werden in unterschiedlichen Verdichtungsstufen von der Beschreibung eines Vorganges bis zur summarischen Aussage auf Betriebsebene gebildet. Fast immer beschreiben sie Zeitreihen, betrachten also einen Vorgang periodisch über einen längeren Zeitraum.

2 Klassifizierung von Kennzahlen

Kennzahlen lassen sich nach verschiedenen Kriterien klassifizieren. Die bedeutendsten Kriterien sind:

Eine formale Klassifizierung ist nach der Berechnungsart in absolute Zahlen und Verhältniszahlen möglich.

Absolute Zahlen sind z.B.

Ein weiteres Einteilungskriterium von Kennzahlen für das technische Controlling ist der Objektbezug, also der beschriebene Gegenstand. Hier sind zu unterscheiden:

- Mengengrößen,

- Zeitgrößen,

- Wertgrößen in Geldeinheiten

Ein drittes Merkmal für Kennzahlen im technischen Controlling ist die Zielorientierung, also die Aussage, ob die Zahl

dienen soll.

Das vierte Merkmal betrifft den Wirkungsbereich der Kennzahl. Die Kennzahl kann

Kennzeichnend ist weiterhin die Stellung der abgebildeten Größen im Produktionsprozess. Hiernach gibt es Kennzahlen für

3 Allgemeine Anforderungen an Kennzahlen

Die Kennzahl muß den Informationsbedarf des Nutzers decken. Dieser Bedarf ergibt sich aus der präzisen Formulierung der Verwendung dieser Kennzahl und des zugrundeliegenden Zieles. Für den Aufbau eines Kennzahlensystems ist entscheidend, daß diese Komponenten einvernehmlich und eindeutig von den Betroffenen definiert sind.

Grundsätzlich können Kennzahlen zwei verschiedenen Aufgaben dienen. Sie können zum einen ein Instrument der sachlichen Führung sein. Die Kennzahl dient dabei einer Orientierung der Prozeßsteuerung an markanten Größen im betroffenen Bereich. Zum anderen können sie Instrument der organisatorischen Führung sein, die Kennzahl dient dann dazu, in der organisatorischen Hierarchie mit wenigen Führungsgrößen zu lenken.

Kennzahlen in der Problemanalyse können zwei Funktionen übernehmen: sie können als Indikatoren zur Problemwahrnehmung verhelfen oder erlauben unter Umständen eine Ursachenanalyse erkannter Probleme.

Die Problemwahrnehmung unterstützen solche Kennzahlen, die durch ihre Entwicklung frühzeitig auf mögliche Schwachstellen hinweisen. Dies erfordert eine periodische Beobachtung. So kann z.B. eine allzu starke Abweichung einer Kennzahl von ihrem Sollwert oder ein auffälliges Anwachsen bzw. Zurückgehen zeitlich aufeinanderfolgender Werte ein Hinweis auf die Notwendigkeit einer genaueren Untersuchung andeuten. Dieses können Qualitätsprobleme sein, aber ebenso andere Größen des Produktionsprozesses, wie zum Beispiel Lagerbestände und Rüstvorgänge.

Bei der Verwendung von Kennzahlen zur Ursachenanalyse geht man im Gegensatz zur Problemwahrnehmung von bereits erkannten Problemen aus. Für diese Probleme werden Entstehungsgründe gesucht. Diese Kennzahlen können dabei durchaus nur temporären Bestand haben und die Ermittlung und Darstellung kann nach Behebung des Problems eingestellt werden.

4 Nutzung der Kennzahlen als Lenkungsinstrument

Bei der Lenkung durch Kennzahlen muß man unterscheiden zwischen Eigenlenkung und hierarchischer Lenkung. Die Eigenlenkung dient der internen Lenkung eins Teams oder einer einzelnen Person als weitgehend autonome Einheit, die hierarchische Lenkung der Führung durch eine übergeordnete Instanz. Die zur Eigenlenkung erforderlichen Kennzahlen werden von der Einheit selbst gestaltet und verfolgt. Generell gilt, daß die hierarchische Lenkung analog arbeitet, nur daß die Kennzahlen von der übergeordneten Instanz definiert werden, aber sowohl von der ausführenden Einheit als auch von der übergeordneten Instanz verfolgt werden. Die ausführende Einheit kann zusätzlich von diesen Kennzahlen korrespondierende Kennzahlen ableiten. Ein Maß für die Autonomie der ausführenden Instanz ist das Verhältnis der Menge der eigengenutzten Kennzahlen zur Menge der von der übergeordneten Instanz vorgegebenen.

Die Kennzahlen dienen bei der Lenkung

Zur hierarchischen Lenkung werden meist Kennzahlen benutzt, die optimale und wünschenswerte Zielfunktionswerte kennzeichnen. Durch die Vorgabe gewinnen sie eine herausgehobene Stellung in der Planung und fungieren als Teilziele.

Wie stark die Vorgabe einer Motivation dient, hängt davon ab, wie sie im einzelnen gestaltet wird und inwieweit sie von weiteren Maßnahmen begleitet wird, etwa einer Kontrolle oder einer Abweichungsanalyse. Kennzeichnend ist auch hier die Nutzung durch die ausführende Einheit, je höher diese Nutzung ist, desto eher erfüllt sie den Zweck als Motivationsinstrument.

Der Kontrolle kommt in diesem Zusammenhang nicht nur eine aufdeckende, sondern auch eine vorbeugende Funktion zu. Durch das Bewußtsein ihrer Existenz wird in vielen Fällen auf die Vorgabegröße genauer geachtet und im Durchführungsprozeß versucht, Abweichungen erst gar nicht entstehen zu lassen.

Wie die genannten Teilfunktionen der hierarchischen Lenkung erfüllt werden, hängt grundsätzlich davon ab, ob es sich um eine direkt beeinflußbare oder indirekt beeinflußbare Kennzahl handelt. Bei einer direkt beeinflußbaren Kennzahl kann die ausführende Einheit durch passende Maßnahmen das gewünschte Soll in exakter Höhe einhalten. Beispielsweise kann die Zahl der Rüstvorgänge durch die Losgröße der einzelnen Produktionslose beeinflußt werden.

Bei indirekt beeinflußbaren Kennzahlen ist dies nicht möglich. Hier kann zwar der Entscheidungsträger durch geschicktes Handeln die Kennzahl in die richtige Richtung bewegen, der Zusammenhang zwischen Maßnahmen und Wirkungen auf die Kennzahl ist aber indirekter Art. Dies gilt beispielsweise für den Lieferbereitschaftsgrad in der Materialwirtschaft. Zwar hat der Entscheidungsträger die Lagerbestände in der Hand, nicht aber die Nachfrage und damit die Lagerabgänge. Ein vorgegebener Wert kann daher nicht exakt getroffen werden.

Beispiele indirekt beeinflußbarer Kennzahlen im Produktionsbereich sind:

Grenzen des Kennzahleneinsatzes im Produktionsbereich liegen nicht nur dort, wo sie ein unpassendes Instrument sind, sondern auch in der Erhebung der Kennzahlen selbst. Auch können Probleme durch übertriebene Kennzahlengläubigkeit entstehen. Daher sollte nicht vergessen werden, daß Kennzahlen Situationen und Zusammenhänge nur komprimiert beschreiben. Eine Untersuchung des benutzten Kennzahlensystems bei Diskontinuitäten sichert die Gültigkeit.

(Das Thema wird in den nächsten Monaten vertieft)