EDI im Internet
Ein Beitrag von Rainer Kämpf und Nicole Kathan

Thema des Monats Juni 2003
Stand: 02.07.2008

Wenn ein Unternehmen A Informationen an das Unternehmen B versenden möchte, erfolgte dies bisher mittels eines Papierdokumentes auf dem Postweg. Es wurde ein Dokument erstellt, unterschrieben, gefaltet, einkuvertiert und der Umschlag mit einer Adresse und einer Briefmarke verseht. Ein paar Tage später landete das Dokument auf dem Schreibtisch des Empfängers.

Kürzere Anlieferzeiten, Verlagerung von Vorfertigung an den Lieferanten, geringere Lagerhaltung in den Produktionsstätten, Simultanes Engineering, sprich: alles, was mit den Begriffen Lean Production und Just-in-time-Belieferung zu tun hat bedingten in den letzten Jahren eine Vermehrung von unternehmensübergreifendem Datenaustausch.

Um im immer größer werdenden Wettbewerb zu überleben muss dieser Datenfluss immer schneller abgewickelt werden. Gravierend stellt sich dies bei der Übermittlung produktionssynchroner Daten einer Just-in-time-Produktion dar. Im Takt des Montagebandes in den Produktionsstätten werden Informationen an den Zulieferer übermittelt. Dort werden diese sogenannten produktionssynchronen Abrufe empfangen und dergestalt ausgewertet, dass die abgerufenen Teile verladen und in einem vereinbarten Rhythmus an dafür vorgesehene Orte angeliefert werden.

Um diesen Anforderungen gerecht zu werden sind Unternehmen gezwungen die Daten elektronisch via EDI an den Partner zu übermitteln.

EDI bedeutet Electronic Data Interchange.

Darunter wird der: "Austausch von strukturierten Daten und Informationen zwischen Computersystemen verschiedener Unternehmen mit der Möglichkeit der medienbruchlosen Weiterverarbeitung ohne erneute Eingabe" verstanden. Als strukturierte Geschäftsdaten werden alle Informationen bezeichnet, die sich in Form von Formularen abbilden lassen und zwischen Geschäftspartner, Banken und Behörden ausgetauscht werden. Dies sind unter anderem Rechnungen, Bestellungen, Lieferscheine, Zolldokumente und Zahlungsaufträge.

Bereits seit den siebziger Jahren findet EDI Anwendung. Im Jahr 2001 nutzen fast 95 Prozent der Top – 1000 – Unternehmen diese Form des Datenaustausches.

Wie Abbildung 1 zeigt, findet EDI Anwendungsmöglichkeiten im gesamten Unternehmen. Nicht nur die kaufmännischen, sondern auch die technischen Abteilungen profitieren von der Möglichkeit des elektronischen Datenaustausches.

Auch wenn es für das Unternehmen unzählige Möglichkeiten des elektronischen unternehmens- und standortübergreifenden Datenaustausches gibt, wird in der Praxis meist nur ein kleiner Teil davon genutzt.

Am meisten verbreitet ist der elektronische Austausch von Lieferabrufen, Rechnungen, Zahlungsavisen und von Lieferschein- und Transportdaten.

Die Kommunikationstheorie beschreibt die Sender-Empfänger-Prblematik so, dass gesendete Signale vom Empfänger aufgrund gemeinsamer Regeln in identischer Weise interpretiert werden müssen um Sinn zu machen. Dieses Problem wird beim EDI durch gemeinsame Formate gelöst.

Der Ablauf beim Austausch gestaltet sich wie folgt: die Nachricht wird über eine definierte Schnittstelle zwischen ERP-System und EDI-System in Dateiform an das EDI-System übergeben. Dieses konvertiert die Daten in ein normiertes Format (z.B. EDIFACT, VDA). Daraufhin wird die Kommunikationsverbindung zum Partner aufgebaut und die Nachricht übertragen.

Das EDI-System des Partners empfängt die Daten und transformiert sie in ein Format, das die interne Applikation des Partner lesen kann. Im Idealfall erfolgt der Ablauf vollautomatisch ohne manuelle Eingriffe.

• VDA-Nachrichten für die deutsche Automobilindustrie
• ODETTE-Nachrichten für die europäische Automobilindustrie
• ANSI X.12-Nachrichten für den amerikanischen Markt
• UN/EDIFACT-Nachrichten für angrenzende Branchen

Der Austausch von Daten kann auf direktem Weg oder durch die Einschaltung von Mittlern indirekt stattfinden. Bei großen Datenmengen oder häufigen Übertragungen zwischen den selben Partnern sind direkte Verbindungen wegen der niedrigeren Gesamtkosten und der schnelleren Übertragung von Vorteil. Diese Punkt-zu-Punkt Verbindungen, die schätzungsweise in zwei bis fünf Prozent aller Fälle genutzt werden, treten in zwei Varianten auf. Einerseits können Unternehmen sich dauerhafte Leitungen mieten oder leasen, andererseits gibt es die Möglichkeit von Wahlverbindungen, die nur bei Bedarf aufgerufen werden. Dabei spielt in Deutschland das ISDN-Netz eine zunehmende Rolle.

Andererseits gibt es die Möglichkeit der zwischengespeicherten Übertragung.

Hierbei werden die Daten an einen Dienstleister gesendet und vom Austauschpartner dort abgeholt. Der Dienstleister bietet unterschiedliche Medien (Telefonwählleitung, ISDN, etc.) an.

Aufgrund des geringen bilateralen Aufwandes zwischen den Austauschpartnern hat sich in den meisten Unternehmen mittlerweile die zwischengespeicherte Übertragung durchgesetzt.

Dennoch werden auch Punkt-zu-Punkt-Verbindungen, insbesondere bei Partnern mit einem hohen Datenaufkommen, eingesetzt.

Durch die elektronische Übertragung von Dokumenten in Form von Dateien können diese innerhalb weniger Minuten beim Empfänger eintreffen. Selbst Entfernungen über Kontinente hinweg, schrumpfen hierdurch.

Selbst wenn eilige Bestellungen per Fax übertragen werden und dadurch ähnlich schnelle Übertragungszeiten vorweisen können, kommt bei der elektronischen Bestellung per EDI noch ein weiterer zeitverkürzender Faktor hinzu: Durch den automatisierten Empfang und die unverzügliche Weiterverarbeitung der elektronischen Bestellungen wird der Weg zwischen Eingang der Bestellung und Belieferung des Kunden kürzer.

Die äußerst monotone Arbeit bei der reinen Datenerfassung führt zu einer relativ hohen Fehlerquote. Durch die automatische Integration der Daten ins ERP-System wird diese manuelle Dateneingabe überfällig und dadurch die Qualität der Daten erheblich gesteigert.

Je nach bisheriger Versandart der Dokumente (Fax oder Post) wird durch EDI eine Einsparung der Portokosten erzielt.

Die vielzitierte Einsparung von Papier und Formularen durch die elektronische Abwicklung kann nur als kleines Argument zur Einführung von EDI gelten. Hauptsächlich in der Anfangsphase wird ebenso viel Papier produziert wie ohne EDI. An einigen Stellen im Unternehmen werden nach wie vor Papierdokumente verlangt.

Großes Kosteneinsparpotential liegt allerdings in der Einsparung von Personalkosten.

Bei automatischer Integration ins ERP-System entfallen an vielen Stellen im Unternehmen (Einkauf, Lager, Logistik, Rechnungsabteilung, etc.) langwierige Datenerfassungsaufgaben und Aufgaben, die den Versand der Dokumente betreffen (Kuvertieren, Frankieren, Verteilen, etc.).

Ein zusätzlicher Einsparungsfaktor stellt die geringere Fehlerrate einer elektronischer Übernahme der Daten dar. Dadurch können zeitaufwendige Fehlerrecherchen reduziert werden.

Durch die eingesparte Zeit haben Mitarbeiter mehr Zeit sich ihren Kernaufgaben zu widmen, die dem Unternehmen größeren Nutzen bringen (z.B. Preisverhandlungen im Einkauf).

Kürzere Lieferzeiten

Durch die Zeitersparnis bei der Übermittlung und der Eingabe der Daten führt eine elektronische Übermittlung von Bestellungen in den meisten Fällen zu verkürzten Lieferzeiten.

Durch die Just-in-time-Produktion kann auf der Empfangsseite die Lagerhaltung reduziert werden. Dies bringt eine enorme Einsparung der Lagerhaltungskosten mit sich.

Dadurch und auch durch die Verkürzung der Zeit zwischen Verkauf und Bezahlung der Ware kann das Unternehmen seine Liquiditätssumme erhöhen.

Gerade im Bereich der Bestellabwicklung und der logistischen Organisation sind die durch EDI erzielbaren Verkürzungen von Durchlauf- und Lieferzeiten gleichzusetzen mit Wettbewerbsvorteilen.

In der Beziehung zwischen Kunden und Lieferanten gewinnt das Maß der Dienstleistungen, die der Lieferant seinem Kunden entgegenbringen kann, immer mehr an Bedeutung.

Die Bereitstellung und Weiterverarbeitung von elektronischen Daten gehört zu den Dienstleistungsmerkmalen, mit denen Geschäftsbeziehungen verbessert werden können. Die Bereitstellung solcher Informationen erspart dem Partner eine häufig aufwendige und fehleranfällige Neueingabe.

Die Fähigkeit Daten per EDI auszutauschen, kann über den Erhalt einer Geschäftsbeziehung entscheiden. Schon seit längere Zeit fließt diese Fähigkeit z.T. in die Lieferantenbewertung ein.

Den vielen Vorteilen, die durch den EDI-Einsatz erreicht werden können, stehen einige technische und organisatorische Probleme gegenüber.

Bei der Einführung von EDI müssen verschiedene Dinge angeschafft werden. Die höchsten Kostenpunkte stellen hier die Hard- und Software dar. Allein der Preis für die Software liegt zwischen 1000 Euro und 100 000 Euro.

Es entstehen Kosten für die Beratung durch externe Unternehmen während der Einführung und für interne, an der Einführung beteiligte, Mitarbeiter.

Eine EDI-Einführung schlägt sich auch auf die Ausbildungs- und Personalkosten nieder, da die betroffenen Mitarbeiter geschult werden müssen.

Zudem sind oftmals kostenintensive Anpassungen der EDV-Systeme und betriebliche Umstrukturierungen im Unternehmen von Nöten.

Durch EDI werden zwar Gebühren, in der Hauptsache für Fax und Post, eingespart, es muss jedoch mit erhöhten Gebühren für die Datenfernübertragung gerechnet werden.

Die Höhe all’ dieser Kostenpunkte ist unabhängig von der Transaktionsmenge (fixe Kosten).

Die Einführung von EDI bringt einen hohen Zeitaufwand mit sich:

Es müssen Absprachen zwischen den Geschäftspartnern getroffen werden und internes Personal intensiv geschult werden.

EDI – Systeme sind für Laien nur schwer verständlich.

Um per EDI Datenaustausch zu betreiben, müssen die Handelspartner bereits über Handelsbeziehungen verfügen. Neue Handelspartner sind somit vom elektronischen Datenaustausch ausgeschlossen und erst nach aufwendiger Anbindung möglich.

Viele Zulieferbetriebe müssen bis zu vier Nachrichtenformate unterstützen, da ihre Kunden mit unterschiedliche Formaten arbeiten. Daraus ergeben sich zusätzliche Kosten- und Zeitaufwendungen.

Für große Unternehmen und für Geschäftspartner mit hohem Transaktionsaufkommen ist EDI eine ideale Lösung Zeit und Kosten zu sparen und die Qualität zu verbessern.

Für Unternehmen mit geringem Austauschvolumen sowie sporadischen Austauschbeziehungen ist EDI unwirtschaftlich. Dies führt dazu, dass lediglich 5% aller Unternehmen EDI nutzen.

"Unter Web-EDI versteht man allgemein die: Nutzung des World Wide Web als Grundlage für die EDI-Anwendung sowie den Transport der Geschäftsdokumente". Große Handelsunternehmen bieten dabei zumeist kleineren Lieferanten, die sich dauerhaft gegen die kostenintensive Investition für eine klassische EDI-Lösung wehren, die Möglichkeit sich mittels eines einfachen Browsers auf einem speziell für das Web-EDI eingerichteten WEB-Server einzuloggen und unter Abfrage von Zugangsdaten online z.B. Daten zu lesen und auf Papier auszudrucken.

Dabei sind die Anforderungen an den Lieferanten sehr gering: er benötigt lediglich einen PC mit Internetzugang.

Beim Web-EDI stellt der Kunde auf einem WWW-Server Formulare zum Abruf bereit, die bestimmte Geschäftsvorfälle, wie Bestellungen oder Rechnungen abbilden. Das Partnerunternehmen (meist der Lieferant) lädt die Formulare über das Internet in einen WWW-Browser. Dort kann er sie lesen, speichern und ausdrucken. Für die Rückantwort füllt er die auf dem WWW-Browser zur Verfügung gestellten Formulare aus und schickt diese an den Kunden zurück. Beim Kunden werden die Daten in die EDI-Schnittstelle übersetzt und gehen direkt ins ERP-System ein.

Eine Partei verwirklicht folglich Datenintegration im Sinne von EDI und die andere erhält Informationen auf elektronischem Wege, muss diese allerdings manuell in sein ERP-System übertragen und zu versendende Daten manuell in die definierten Online-Formulare einpflegen.

Zum Schutz vor unberechtigtem Zugriff werden die Daten mit einem symmetrischen oder einem asymmetrischen Schlüssel verschlüsselt. Dadurch wird der Zugriff von außen nicht mehr möglich. Die Verschlüsselung lässt sich nur vom Inhaber des passenden Schlüssels entschlüsseln.

Da die kostenintensive Anschaffung eines EDI-System und die zeitaufwendigen Absprachen mit dem Kunden entfallen, ist Web-EDI auch für kleine und sporadische Lieferanten mit geringem Austauschvolumen lukrativ.

Über Web-EDI können auch neue Lieferanten innerhalb kürzester Zeit angebunden werden.

Es muss lediglich ein Benutzername und ein Passwort vergeben werden. Absprachen und Installation von Standleitungen entfallen vollkommen.

Mit geringem Aufwand kann ein Wettbewerbsvorteil gegenüber nicht an EDI partiezierenden Lieferanten errungen werden, da dem Partnerunternehmen durch die zur Verfügungsstellung von elektronischen Daten ein großer Nutzen entsteht.

Viele Unternehmen fordern von ihren Lieferanten, dass sie Informationen in elektronischer Form zur Verfügung stellen. Oft geht dieses Kriterium in die Lieferantenbewertung mit ein und bei der Suche nach neuen Lieferanten werden gezielt EDI-fähige Lieferanten ausgewählt.

2.4 Probleme beim Web-EDI

Das große Manko des Web-EDI ist die manuelle Dateneingabe. Dadurch können Lieferanten aus rein betriebswirtschaftlicher Sicht nicht oder nur begrenzt vom Web-EDI profitieren. Die via Web-EDI erhaltenen Daten müssen ausgedruckt werden und wie ursprünglich manuell ins ERP-System übertragen werden.

Beim Versand von Liefer- und Transportdaten entsteht sogar ein zusätzlicher Aufwand, da die Daten des automatisch vom ERP-System erstellten Lieferscheins zusätzlich manuell in ein WEB-Formular eingegeben werden müssen. Ein weiteres Problem ist, dass der Lieferschein oftmals im Lager erstellt wird, der Lagermitarbeiter aber keine Zugangsberechtigung zum WEB-Server hat oder keine Internet- oder Web-EDI Kenntnisse hat.

Im Falle des Supply-On Web-EDI werden dem Lieferanten sobald er an zwei Unternehmensgruppen angeschlossen ist (z.B. BOSCH und ZF) die Nutzung mit 3 000 Euro jährlich in Rechnung gestellt. Diese Gebühr wird damit gerechtfertigt, dass bei der Anbindung von zwei Unternehmensgruppen für den Lieferant ein Marktplatz entstehe.

Der Aufwand für die Systemeinführung ist gering, jedoch sind auch die Nutzeffekte nur begrenzt, da durch die Notwendigkeit zur manuellen Datenerfassung ein Medienbruch entsteht.

Web-EDI erfordert seitens des Kunden nur minimalen technischen und organisatorischen Aufwand. Im Gegensatz zum klassischen EDI entfallen Investitionskosten für ein EDI-System und Beratung als Hemmschwelle für den Einstieg in den elektronischen Datenaustausch. Großunternehmen können die Anzahl der elektronisch angebundenen Geschäftspartner stark erhöhen und weitreichende Rationalisierungspotentiale ausschöpfen.

Vor allem auf der Kostenseite können durch Web-EDI-Lösungen im Vergleich zu traditionellen Lösungen betriebswirtschaftliche Vorteile erzielt werden. Zudem verschaffen sich Unternehmen, die ihren Geschäftspartners Daten in elektronischer Version zur Verfügung stellen einen erheblichen Wettbewerbsvorteil.

Deutsch, Markus, Electronic Commerce – Zwischenbetriebliche Geschäftsprozesse und neue

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Thome, Rainer / Schinzer, Heiko, Electronic Commerce – Anwendungsbereiche und

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Weber, Steffen, Electronic Commerce im Business-to-Business-Bereich – Möglichkeiten

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