Für den Begriff Mittelstand finden sich zahllose Definitionen und Eingrenzungen. An dieser Stelle sind mit Mittelstand Unternehmen gemeint, die zwischen etwa 100 und 2.000 Mitarbeiter haben und deren Anforderungen an ERP-Systeme grundlegend von den Anforderungen von Großunternehmen abweichen. Wichtige Anforderungen von mittelständischen Unternehmen sind eine kurze Projektdauer bei der Einführung von ERP-Systemen sowie geringe Gesamtkosten. Insbesondere den Folgekosten der Systemeinführung ist hier große Aufmerksamkeit beizumessen. Zusätzlich fehlt häufig die Zeit individuelle Anpassungen durch Programmierungen vorzunehmen, so dass Standardsysteme in der Lage sein müssen, branchenübergreifend auch komplizierte Abläufe zufrieden stellend abzubilden. Auch die Anpassbarkeit an zukünftige Bedürfnisse ist von großer Bedeutung, da bei Nichtvorhandensein die Weiterentwicklung des Unternehmens (z. B. Einführung neuer Produkte oder Eröffnung neuer Standorte) erheblich eingeschränkt werden kann.

In den letzten Jahren hat sich die Architektur von ERP-Systemen grundlegend gewandelt. Anpassungsfähige Lösungen der so genannten ERP II-Generation sind an die Stelle der frühen ganzheitlichen und abgeschlossenen ERP-Systeme getreten. Neue Lösungen müssen die Integration "fremder" Anwendungen von unternehmensinterner und externer (Kunden und Lieferanten) Seite ermöglichen und somit auch der zunehmend serviceorientierten Neuausrichtung vieler Unternehmen Rechnung tragen.

Des Weiteren muss die Erweiterung und Veränderung der ERP-Software aufgrund von sich verändernden Geschäftsprozessen in einem angemessenen Zeitrahmen und ohne übermäßigen Aufwand möglich sein. So muss zum Beispiel bei Wachstum des Unternehmens die Anzahl der Enduser (Clients) ohne Probleme erweiterbar sein.

Weiterhin muss durch den ERP-Einsatz Prozesstransparenz, zum Beispiel durch das Nachverfolgen von Belegen, gewährleistet werden und die Wartung bzw. das Update der Software muss effizient ablaufen (z. B. durch die Verfügbarkeit eines Online-Supports).

Durch das Hervortreten des Internets seit dem Ende der 1990er Jahre, ist außerdem die so genannte "Collaboration" eine essentielle Anforderung an moderne ERP-Systeme geworden. Telefon und -fax stellen heute bei weitem nicht mehr die einzigen Kommunikationswege eines Unternehmens dar. Viel mehr erfolgt diese heute in den durch das Internet zur Verfügung gestellten Kanälen. Prozesse können somit effizienter, Transaktionen schneller abgewickelt werden. Die Koordination von standortübergreifenden Projekten hat sich erheblich erleichtert und verbilligt. Die Notwendigkeit diese Kommunikationsabläufe in die Unternehmenssoftware zu integrieren ist offensichtlich.

Da in vielen Mittelständischen Unternehmen relativ lange Innovationszyklen im Bereich der IT herrschen, ist es von großer Bedeutung, dass auch hier Anpassungsfähigkeit seitens des Systems besteht. So ist es beispielsweise möglich dass die Clients Computer mit verschiedenen Betriebssystemen verwenden oder dass aus Kostengründen nicht immer die aktuell leistungsfähigste Hardware zur Verfügung steht. Im Idealfall bietet das System eine vollständige Unabhängigkeit zwischen den Bereichen Client, Server und Datenbank, so dass diese separat auf die individuellen Bedürfnisse und Voraussetzungen des Unternehmens angepasst werden können.

Genauso wie sich die technologischen Anforderungen des Mittelstandes an ERP-Systeme verändert haben, haben sich auch die betriebswirtschaftlichen Anforderungen in den letzten Jahren gewandelt. Der Funktionsumfang hat für Mittelständler hier höchste Priorität und nur selten wird akzeptiert, dass nicht alle geforderten Funktionen zur Verfügung stehen bzw. erst aufwendig angepasst werden müssen. Hieraus hat sich das bereits erwähnte Konzept des erweiterten ERP-Systems (ERP II) entwickelt. Traditionelle Kernfunktionen und Module müssen hierbei durch die Möglichkeit zur Eingliederung von geschäftskritischen Prozessen sowie die Integration von externen und internen Transaktionsabläufen, die bereits erwähnte Collaboration, ergänzt werden.

Auch das Kosten-/Nutzenverhältnis stellt einen entscheidenden Faktor bei der Auswahl des ERP-Systems dar. Mittelständler verzichten im Vergleich zu Großunternehmen häufig auf aufwändige Analysen wie eine Total Cost of Ownership- oder Return on Invest-Betrachtung. Vielmehr stehen offenkundige und praktische Vorteil des Systems, wie beispielsweise Einsparungen durch die Einführung einer beleglosen Kommissionierung, im Vordergrund.

Die Steigerung der externen und internen Dienstleistungsqualität ist ebenfalls von großer Bedeutung. Hier sind vor allem eine Verringerung von Reaktionszeiten auf Anfragen von Kunden und Lieferanten (extern) sowie die schnelle und einfach Verfügbarkeit von Berichten und Auswertungen für Entscheidungsträger (intern) zu nennen.

Des Weiteren muss der dynamischen Organisationsstruktur vieler Mittelständler Rechnung getragen werden. Eine IT-Infrastruktur die Umsatzwachstum oder die Erschließung neuer Märkte unterstützt, ist daher notwendig. In Abbildung 2 werden die erweiterten Bestandteile eines ERP II-Systems dargestellt. Es zeigt sich in der Abbildung, dass auch Supply Chain Management und Customer Relationship Management zumindest teilweise in einem ERP-System integriert sein können

Von entscheidender Bedeutung für den Erfolg eines ERP-Systems ist die Akzeptanz bei den letztendlichen Anwendern (Clients). Daher ist bereits bei der Auswahl und Implementierung darauf zu achten, dass diese miteinbezogen und deren Anforderungen beachtet werden. Insbesondere eine einfach Bedienung (intuitive Benutzeroberfläche) sowie die Leistungsfähigkeit der Software sind für die Akzeptanz und die Produktivität der Software entscheidend.

Die Benutzeroberfläche sollte in einer übersichtlichen Form gestaltet werden, die dem Client idealerweise nicht vollkommen fremd ist. Der Bezug zur Vorgängersoftware oder gängigen Produkten (wie z. B. Microsoft Office) kann hier von erheblichem Vorteil sein. Hieraus ergeben sich die schnellere Abwicklung von Aufgaben, eine höhere Akzeptanz der Anwender sowie geringer Schulungskosten bei der Einführung des Systems.

Auch die aufgabenbezogene Gestaltung der Benutzeroberfläche ist in diesem Zusammenhang zu nennen. Je nach Zugehörigkeit zu einem Funktionalbereich des Unternehmens und den Aufgaben des Clients, müssen verschiedene Funktionen und Prozesse schnell abrufbar sein. Auch das Anlegen von Favoriten und die Möglichkeit zur Ausblendung nicht benötigter Felder können hierbei einen Beitrag zur Steigerung der individuellen Arbeitsproduktivität leisten.

Die Leistungsfähigkeit des ERP-Systems muss indes ausreichen um Arbeitsabläufe nicht zu verlangsamen oder einzuschränken. Auch bei hohen Auslastungen muss ohne Verzögerung gearbeitet werden können. Des Weiteren gewinnt die Nachfrage nach Online- und Echtzeitverarbeitung an Bedeutung, so dass in Zukunft die Bereitstellung einer statischen Infrastruktur durch eine sich ständig anpassende ersetzt werden muss. Nur wenn die Anwender mit aktuellen Daten und Informationen arbeiten können, ist der Einsatz eines ERP-Systems wirklich vorteilhaft und sinnvoll.